Allgemein
Als Hauptform der schriftlichen Kommunikation folgen E-Mails heute den Regeln des Briefeschreibens. Besonders der Bereich der geschäftlichen Kommunikation verlangt das Einhalten einiger formaler Regeln.
Aufbau
Üblicherweise hat eine formelle E-Mail sechs Teile:
- subject box / line (Betreffzeile): Der Betreff sollte in einer formellen E-Mail nie fehlen, z. B. your visit, travel arrangements.
- salutation (Anrede): Genau wie in einem Brief gibt es hier folgende Möglichkeiten:
Dear Sir or Madam → sehr formell. Diese Anrede benutzt man nur, wenn man den Namen des Empfängers bzw. der Empfängerin nicht kennt.
Mr / Mrs / Ms Brown … → formell
Dear Laura / Jim … → weniger formell
Hello / Hi Sue / Ben … → informell
keine Anrede → sehr informell. Darauf verzichtet man in einer Geschäftsmail nur dann, wenn man eine sofortige Antwort an jemanden schicken, den man gut kennt. - topic (Thema): Sofort sagen, worum es geht, z. B.: This is to let you know that … oder I’m just writing about … Für eine Antwort verwendet man z. B. Thank you / Thanks for your email about …
- purpose / aim (Zweck/Ziel): Konkret sagen, was man will, z. B. eine Preisauskunft, eine Bestellung, Beschwerde ...
- final sentence (Schlusssatz): Eine formelle E-Mail wird mit einem freundlichen Satz beendet, z. B. Thank you (very much) / Thanks (a lot) for your trouble oder Please get in touch if there are any problems.
- signing off (Schlussformel): Im Gegensatz zu einem Geschäftsbrief klingen in einer Mail Yours sincerely / faithfully zu formell. Besser sind z. B. Best regards / wishes, All the best oder, wenn man die andere Person gut kennt, einfach Yours.