Allgemein
Geschäftsbriefe sind natürlich viel förmlicher als persönliche Briefe, sie müssen deshalb aber noch lange nicht trocken und unfreundlich klingen. Wichtig ist vor allem, dass sie eindeutig und präzise formuliert sind. Am besten schreibt man jeden Inhaltspunkt in einen eigenen Absatz.
Aufbau
Hier ein Beispiel für die Form full block oder flush left style, bei der alle Teile wie das Datum und die Empfängeranschrift untereinander am linken Rand angeordnet sind. Die farbigen Anmerkungen beziehen sich auf Unterschiede zwischen dem deutschen und dem britischen Gebrauch.
Maxx Media Design
26 Avon Business Park Bristol BS1 8RF
Tel +44-(0)117-405060-0 Fax +44-(0)117-405060-10 email info@mmd.co.uk
22 June 2016 → no full-stop after day
Rick's Classic Cars Ltd.
13 Harbour Road
Plymouth
Attn Mr Richard Knight → Att(entio)n = (z. Hd.)
Design samples → subject line above salutation, as in DIN form.
Dear Mr Knight
→ If possible, start with a name. If this is not possible, then start with Dear Sir or Madam or To whom it may concern (AE).
Referring to your request via e-mail on 13 May 16, I enclose three samples of our adhesive film ‘Style Your Ride’.
They come in 500 designs of which I send you the top 3 sellers.
If you order 100 pieces or more we may print special pictures or designs according to your ideas.
If you have any questions, please do not hesitate to contact me.
Yours sincerely
→ If you started with a name, sign off with Yours sincerely. If you started with Dear Sir or Madam, sign off with Yours faithfully.
Lucy Davis
Lucy Davis
Head of Maxx Media Design Sales
→ If you are writing to a company for the first time, give your firm’s name and your position in the company, as here.
Encs 3 design samples → Enc(losure)s = Anlage(n)
cc J. K. Cooper, Marketing → copy/ies circulated = Kopie(n) an (Verteiler)
ABC Rule
Beim Schreiben von Geschäftsbriefen gilt: Always obey the ABC Rule in business communications.
- A Be accurate. Make sure that all details – e.g. names, dates, order numbers, prices etc – are correct and complete.
- B Be brief. Say exactly what you want to say and then stop.
- C Be clear. Use plain, simple English. Write in an easy, natural style without being either too formal or too casual. Use long forms – e.g. they are, he did not, they would be – in business letters.